MENU

Emel Jabatanjkk@mpklang.gov.my

Ketua Jabatan: Puan Norfiza Binti Mahfiz
Emel Ketua Jabatan: norfiza.mahfiz@mpklang.gov.my

1.0 LATAR BELAKANG

Jabatan ini bermula secara nama pada tahun  2010 apabila pihak pengurusan tertinggi merasakan kepentingan serta peranannya amat kritikal dalam menghadapi cabaran perbandaran.  Bermula secara dasar sebagai sebuah unit perhubungan awam, jabatan ini berevolusi mengikut perkembangan semasa kepada sebuah jabatan yang beroperasi sebagai benteng barisan hadapan `frontliners’ dalam menerima cabaran perhubungan awam khususnya dalam penyampaian perkhidmatan  kepada orang awam secara profesional, dedikasi, proaktif, dinamik serta berorientasikan perkhidmatan pelanggan terbaik.

 

2.0 BARISAN HADAPAN

Pegawai dan kakitangan jabatan ini bertindak sebagai penerima kedatangan pelawat atau orang awam yang ingin mendapatkan perkhidmatan di majlis yang sudah pastinya dicerminkan melalui sikap mesra pelanggan, senyum, membantu dan cuba memudahcarakan warga Klang khususnya yang ingin mendapatkan perkhidmatan di Majlis.  Ini dizahirkan melalui kesungguhan dasar pengurusan yang dinatijahkan oleh setiap pegawai dan kakitangan dalam perlakuan melayani aduan orang awam serta menyelesaikannya.  `Customer comes first and customer is always right.’  Pelanggan keutamaan dan kekuatan dalam penakrifan prestasi jabatan ini.

 

3.0 MEDIA BARU

Selain itu, dalam meneroka perhubungan awam , peranan untuk menguruskan media dipikul jabatan dalam kebijaksanaan serta kewarasan membuat keputusan serta menyampaikan maklumat sebenar kepada mereka.  Kemajuan teknologi terbaru komunikasi dan cabaran dunia tanpa sempadan digalas oleh jabatan ini selari serta sejajar dengan perkembangan semasa serta mendepani budaya maklumat dalam persaingan penggunaan media alternatif atau baru iaitu media sosial di samping menghargai media `mainstream’ sedia ada.

 

4.0 FUNGSI

Fungsi jabatan mengikut bahagian adalah seperti berikut :-

4.1 BAHAGIAN KOMUNIKASI KORPORAT

4.1.1 Pengurusan Aduan

  • Menyelaras dan menguruskan aduan awam disamping memperkasakan Pusat Aduan sebagai “Complaint Centre” yang bertanggungjawab menyalur maklumbalas berkaitan aduan.
  • Memastikan  aduan diterima, dicatat dan direkod di dalam Sistem Aduan I responz tanpa gagal.
  • Memastikan semua aduan yang diterima diberi maklumbalas pengesahan penerimaan aduandan memberikan maklumbalas tindakan penyelesaian aduan mengikut tempoh yang ditetapkan tanpa gagal.
  • Memastikan setiap aduan berulang diberi Surat Peringatan/Borang Tindakan Pembetulan kepada Jabatan berkenaaan untuk tindakan pembetulan.
  • Menyemak dan mengesahkan status penyelesaian aduan bagi tujuan penutupan aduan dalam sistem I-respon.
  • Menyelaras fungsi talian aduan 24 Jam.

 

4.1.2 Pengurusan Pelanggan Dan Khidmat Nasihat

  • Menyediakan perkhidmatan Kaunter Khidmat Pelanggan dan Helpdesk bagi memastikan sistem penerimaan dan sambutanpelanggan di tahap yang membanggakan dengan etika melayani pelanggan terbaik serta menyediakan maklumat serta saluran sebenar untuk pelanggan yang memerlukan jenis perkhidmatan.
  • Menjadi Pusat/ Kaunter/ Helpdesk sebagai tempat rujukan oleh orang awam untuk mendapatkan informasi dan pertanyaan.
  • Menyediakan secara keseluruhanLaporan Analisa Pemantauan Persepsi Pelanggan setiap tahun.
  • Menyediakan secara keseluruhan Laporan Analisa Maklumbalas Kepuasan Pelanggan (MKP) dan Maklumbalas Kajian Pendapat Pengguna keseluruhan setiap tahun bagi tujuan Laporan Tahunan Analisa Kajian Persepsi Pelanggan Majlis Perbandaran Klang.

     

4.1.3 Unit Penerangan

  • Merangka strategi untuk menangani isu yang menjadi sasaran pihak media bagi menyediakan maklumbalas kepada isu - isu yang dipaparkan.
  • Memantau dan menilai isu - isu semasa dari akhbar dan pada masa yang sama mengurus sebarang maklumat balas dan aduan yang diterima oleh jabatan untuk tindakan mengikut skop dan jabatan yang terlibat.
  • Menyediakan pengurusan, perancangan dan pelan tindakan promosi, iklan, hebahan program MPK dengan kerjasama erat bersama media.
  • Menyelaras kerja - kerja penyuntingan penggambaran untuk pembikinan video - video Majlis dan memperkaskan lagi portal berita melalui laman online (facebook, blog).
  • Merancang dan mengurus laman media sosial rasmi Majlis antaranya facebook, blog untuk dijadikan medium perantaraan antara pelanggan dengan Majlis dan menjadi sumber rujukan.
  • Membuat liputan bergambar dan video rakaman untuk acara - acara dan program - program rasmi Majlis untuk dijadikan bahan berita

 

4.2 UNIT PEMBANGUNAN KUALITI DAN PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

4.2.1 Pengurusan Kualiti dan Penyampaian Perkhidmatan

  • Mengurus dan mengkoordinasi program penambahbaikan penyampaian perkhidmatan menerusi Pelan Perancangan Strategik.
  • Merancang dan melaksanakan Kajian Impak terhadap Pelan Strategik Majlis Perbandaran Klang.
  • Menyemak dan mengkaji semula kesempurnaan ‘Standard Operating Procedure’ (S.O.P) serta Sistem Penyampaian Perkhidmatan yang sedia ada di jabatan/ bahagian/ unit di peringkat Majlis yang memerlukan penambahbaikan dan penjenamaan semula.
  • Memastikan semua manual prosedur kerja di setiap jabatan / bahagian / unit dikemaskini dan dilaksanakan sebagaimana yang ditetapkan.
  • Memastikan semua aktiviti peningkatan kualiti dilaksanakan berdasarkan standard dan garis panduan yang ditetapkan.
  • Memastikan perkhidmatan – perkhidmatan teras yang disediakan kepada pelanggan menepati kualiti/ standard seperti yang ditetapkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti (ISO) dan Piagam Pelanggan.
  • Menyelaras, memantau dan mengawal selia semua aktiviti kualiti bagi menambah baik dan meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan jabatan dan majlis.
  • Menyelaras lawatan inspektorat ke majlis.
  • Menyelaraskan pengauditan Dalam dan Badan Pensijilan bagi Sistem Pengurusan Kualiti (MS ISO) dan juga Sistem Pengurusan Anti Rasuah (ABMS).
     

4.2.2 Unit Pengurusan Acara / Protokol, Eksa Dan Pusat Sumber

  • Menyelaras semua program-program Pembudayaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA);
  • Membantu menyelaraskan program jabatan dan Majlis.
  • Menjadi pusat rujukan kepada pegawai dan kakitangan untuk membuat ulangkaji persediaan peperiksaan jabatan serta orang awam termasuk para pelajar mencari bahan ilmiah bagi menyediakan laporan.
  • Menjadi tempat menyimpan buku, laporan, bahan penerbitan dan sebagainya untuk kegunaan kakitangan dan orang awam;
  • Menerbitkan bahan-bahan penerbitan rasmi MPK seperti Laporan Tahunan, Buletin, Diari dan sebagainya.

 

4.2.2 Unit Pereka

  • Menyelaras, merancang, menyedia reka bentuk bahan-bahan penerbitan MPK.
  • Menyediakan bahan-bahan publisiti seperti banner, bunting dan sebagainya untuk kempen, program dan sebarang acara rasmi MPK.
     

4.3 BAHAGIAN KORPORAT

4.3.1 Unit Pembangunan Korporat, Inovasi, Kewangan dan Pentadbiran Am

  • Merancang dan melaksanakan aktiviti peningkatan Imej Korporat di Majlis Perbandaran Klang.
  • Menyelaraskan Pembangunan Inovasi di Majlis dan penyertaan pertandingan inovasi peringkat wilayah, kebangsaan dan antarabangsa.
  • Mempertingkatkan penglibatan agensi – agensi swasta, badan korporat NGO dalam membantu Majlis meningkatkan kesejahteraan Masyarakat
  • Menyelaras maklumbalas/pertanyaan seperti pertanyaan- pertanyaan Mulut/Bertulis dari Ahli Yang Berhormat untuk sesi persidangan Dewan Undangan Negeri, Mesyuarat MMKN/EXCO – MTES, Jawatankuasa Tetap Kerajaan Negeri, Jawatankuasa Kerja Tindakan Daerah.
  • Mengurus dan menyelaras lawatan rasmi ke Majlis;
  • Mengurus hal – hal berkaitan pentadbiran jabatan
  • Menguruskan hal berkaitan kewangan jabatan.
     

4.4 UNIT PENYELIDIKAN WARISAN DAN SEJARAH KLANG

  • Mencari, mengkaji dan merekodkan sejarah dan warisan berkaitan Klang.
  • Menjadi pakar rujuk dan pakar runding dalam bidang sejarah dan warisan Klang.
  • Mengadakan program dan promosi pembangunan warisan dan sejarah Klang. 
     

5.0 Carta Organisasi

6.0 Direktori Kakitangan

 

Kemaskini Terakhir: Khamis, 21 March 2024 - 11:56am